5 conseils pour préparer un salon professionnel - Abiléo

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5 conseils pour préparer un salon professionnel

Publié le 10 novembre 2016

 

Vous souhaitez participer à un événement professionnel mais vous ne savez pas comment préparer un salon ? Voici 5 conseils pour optimiser les retombées commerciales et faire d’un salon une réussite.

 

Préparer un salon, c’est d’abord faire le bon choix

Chaque année, des centaines de salons professionnels sont organisés dans toute la France.
Le bon salon professionnel est celui qui s’intègrera à votre stratégie de communication.
Avant de faire votre choix et de commencer à préparer ce salon, posez-vous donc les bonnes questions :

  • Le type de salon : Analysez le profil des visiteurs (typologie d’entreprises, fonctions, etc.), celui des exposants et les résultats de l’année précédente (nombre de participants et d’exposants), la thématique du prochain salon, les modalités de participation pour les visiteurs (payant / gratuit ?) et ce que le salon propose aux visiteurs en parallèle des stands (conférences, rendez-vous d’affaires, …).
  • Vos objectifs : Avant de préparer un salon, il est important de définir clairement ce que vous en attendez. Votre objectif est-il de vendre sur le salon ? ou plutôt de rencontrer de nouveaux clients et partenaires ? ou encore de renforcer votre image auprès de clients actuels et présenter un nouveau service ?
    Après avoir défini vos objectifs, déterminez ensuite des objectifs chiffrés précis qui vous permettront de mesurer votre retour sur investissement.
  • Votre budget : Participer à un salon est une action de communication couteuse. Déterminez en amont le budget que vous souhaitez consacrer à l’ensemble des moyens nécessaires à sa réussite. Comptez entre 5000 et 15000 € pour un stand nu entre 10 et 20 m² selon le lieu ou la notoriété du salon, auxquels s’ajoutent l’aménagement, la décoration, la location du matériel, les frais de personnel, l’animation, les outils de communication… Ce qui peut parfois doubler voire tripler votre investissement.

Plus tôt vous prendrez votre décision, plus vous optimiserez vos chances de bénéficier d’un impact positif : anticipez donc votre participation et commencez à préparer votre salon au minimum 6 mois avant la date d’ouverture.

Concevez votre stand tel un espace de contact

L’emplacement : certains emplacements sont plus ou moins favorables : l’idéal est d’être situé sur les principaux axes de passage. Un stand situé à l’entrée principale ou à proximité d’un pôle d’animation (podium, bar, point info…) sera remarqué mais pas forcément visité.  Pensez également à consulter vos partenaires pour connaître l’emplacement de leur stand : vous pourrez ainsi mettre en avant vos synergies si vos stands sont proches.
Déterminez donc votre emplacement après avoir étudié le plan du salon. La meilleure période pour réserver se situe entre 3 à 6 mois à l’avance car l’attribution des stands se fait souvent selon l’ordre d’arrivée des réservations. N’hésitez cependant pas mettre « la pression » sur le responsable du salon.

L’aménagement : selon votre budget, vous pouvez choisir un stand modulaire (location simple de mobilier), un stand packagé (aménagé et livré par l’organisateur du salon) ou un stand sur-mesure réalisé par un standiste.
Les tarifs d’aménagement d’un standiste varient en moyenne entre 300 et 700 euros le m².

Dans tous les cas, et quelque soit la surface de votre stand, n’oubliez pas d’élaborer un cahier des charges précis qui détaille toutes vos attentes et contraintes (aménagement des espaces, décoration du stand, utilisation de panneaux de communication visibles et attractifs, signalétique…). Chaque salon dispose également de contraintes spécifiques. A consulter en priorité !

Invitez et communiquez

Un salon réussi est un salon durant lequel vous aurez pu voir vos clients, vos partenaires, vos prospects et générer de nouveaux contacts.

  • Invitations : réalisez vos invitations via email, courrier ou téléphone au moins 3 semaines à l’avance et préparez des relances pour les contacts que vous tenez absolument à voir sur votre stand. N’oubliez pas de signaler votre numéro de stand sur chaque courrier,  email et sur votre site web.
  • Animations : pour retenir l’attention et donner envie à vos contacts de vous rendre visite, vous pouvez choisir d’offrir des cadeaux, réaliser un jeu-concours, un cocktail, organiser une présentation de nouveaux services, des rendez-vous d’affaires…
  • Relations presse : identifiez des thématiques fortes sur lesquelles communiquer pendant le salon (sur votre stand ou bien lors de conférences). Si vous les proposez aux journalistes en amont du salon (2 mois avant environ), elles leur donneront envie de vous contacter pour en savoir plus et de publier un article à votre sujet dans leur dossier « spécial salon ». Réalisez également des dossiers de presse et des communiqués de presse ciblés et déposez-les dans la salle de presse du salon. Ne comptez cependant pas trop sur une visite impromptue, les journalistes consacrent peu de temps aux rencontres sur place.
  • Outils de communication : créez des outils que vous aurez envie et l’utilité de réutiliser après le salon (plaquettes, maquettes, vidéos, page de publicité dans le catalogue du salon…)
  • Sur le web : annoncez votre présence sur votre site, au moins 1 mois à l’avant le Jour J. N’hésitez pas à rappeler votre présence régulièrement sur les réseaux sociaux et de prévoir un petit budget Google Adwords.

Le jour J : adaptez votre discours

Le jour J, il est nécessaire de susciter l’intérêt du visiteur et de le mettre en confiance.

  • Briefez vos équipes pour préparer leurs arguments. Vos collaborateurs doivent également être capables de distinguer le véritable prospect du « touriste », celui à qui il ne faudra pas consacrer trop de temps.
  • Identifiez ensuite chaque personne intéressante venant sur votre stand : demandez sa carte de visite et préparez une fiche type à compléter à chaque rencontre.
  • Remettez une documentation de qualité uniquement aux visiteurs qui en valent la peine.
  • Organisez une ou des conférences : Les salons offrent souvent la possibilité de participer à des conférences thématiques. Même si elles sont payantes, ces conférences vous donnent une plus grande visibilité sur le salon. Plus qu’une simple présentation commerciale, pensez à apporter aux auditeurs une réelle valeur ajoutée sur votre activité (votre point de vue sur un thème d’actualité, les perspectives du marché à 3 ans, etc.). Vous serez ainsi identifié comme un référent et un expert.

Faites le bilan de votre salon !

  • La réunion post-salon : indispensable, cette réunion avec vos équipes sera l’occasion pour tous de faire le point sur les actions qui ont bien fonctionné, d’identifier des pistes d’amélioration, d’établir un bilan chiffré et de préparer les actions post-salon.
  • Exploitez les contacts générés lors du salon dans un délai court (maximum 1 semaine) : relancez vos contacts via mail ou courrier personnalisé auquel vous pouvez joindre une documentation. Par téléphone, proposez-leur un rendez-vous dans les jours suivants.
    N’oubliez pas également de relancer les contacts qui ne sont pas venus vous rencontrer sur le stand.

Préparer un salon ne s’improvise pas. Les actions à réaliser sont nombreuses, établissez donc un planning pour les lister et attribuer les responsabilités de chacun en amont du salon. N’oubliez pas : les retombées commerciales dépendront de votre implication.

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